La déclaration des accueils et des locaux

Mis à jour le 15/03/2024
Agrément, habilitation, déclaration? - Les accueils collectifs de mineurs sont soumis à un régime de déclaration.Cette démarche est obligatoire dès lors que l'accueil relève d'une des catégories définies par la réglementation.

Pour tous les accueils réguliers, elle s'effectue par télé-procédure, grâce au logiciel TAM. 

1. Procédure relative aux locaux

A. Locaux sans hébergement (locaux en dur sans nuitée)
Télécharger 2021-07-02-DossieretGuide_Locaux_sans_hebergt44 PDF - 0,51 Mb - 22/02/2023
B. Locaux avec hébergement (locaux en dur avec nuitées)

Les locaux d'accueils doivent être enregistrés auprès du SDJES qui leur attribue un numéro spécifique.
L' imprimé ci-dessous n'est donc à renseigner que si le local n'est pas répertorié sur l'applicatif TAM

La déclaration des locaux d'hébergement est une obligation réglementaire (arrêté du 25 septembre 2006). Elle doit être effectuée par l'exploitant du local.

L'hébergement en hôtel et en gite de groupe est également soumis à déclaration (imprimé type). Pour en savoir plus, consultez la fiche de synthèse sur les obligation déclaratives.

Télécharger DOSSIER TECHNIQUE LOCAL AVEC HEBERGEMENT PDF - 0,43 Mb - 22/02/2023
C. Hébergement sous toile 

a) fiche destinée aux organisateurs de séjours et à leurs directeurs:

Télécharger Fiche technique hébergement sous toile et bivouac PDF - 0,43 Mb - 08/11/2018

b) fiche destinée aux exploitants et aux propriétaires de terrains souhaitant aménager un site d'accueil pour les groupes:

Télécharger aménager un terrain pour accueillir les séjours de vacances sous toile PDF - 0,40 Mb - 28/12/2020

2. Procédures relative aux accueils

A. Cas général: lorsque l'organisateur possède déjà un "numéro d'organisateur"

La déclaration s’effectue en deux étapes:

1.Deux mois avant l’ouverture, l’organisateur saisit sa déclaration par la télé-procédure ou, pour les nouveaux organisateurs, envoie par courrier l'imprimé de déclaration qui correspond à sa situation (voir en bas de page les documents à télécharger). Cet imprimé est désigné sous le nom de "fiche initiale".
En retour, il obtient un accusé de réception qui vaut acceptation de la première phase déclarative.  Un accueil déclaré est caractérisé par un directeur et un projet pédagogique spécifique, une période et des modalités de fonctionnement.

2.Huit jours avant l'ouverture, l'organisateur renseigne une fiche complémentaire type qui comporte notamment les noms et qualification des personnes constituant l’équipe d’encadrement. Cette fiche est accessible par téléprocédure. Le visa de la fiche complémentaire apposé par le SDJES permet à l'organisateur de télécharger un récépissé de déclaration. Ce récépissé comporte un numéro de déclaration qui identifie chaque accueil déclaré (arrêté du 22 septembre 2006).

3.Accueils destinés aux enfants de moins de 6 ans : la procédure est légèrement différente car une autorisation préfectorale est nécessaire. Cette autorisation est accordée par le SDJES.

4. Accueils périscolaires : les étapes 1 et 2 sont fusionnées en une seule phase. L'organisateur renseigne  une fiche unique au moins 8 jours avant l'ouverture de l'accueil.

NB:
« Toute modification intervenue dans les éléments de la déclaration ou des fiches complémentaires » doit être immédiatement portée par écrit à la connaissance du SDJES (article 8 de l’arrêté du 22 septembre 2006). La déclaration devient définitive lorsque la fiche complémentaire est transmise au SDJES.

B. Cas particulier des premières ouvertures

En plus des démarches évoquées en A, l'organisateur doit transmettre au SDJES son projet éducatif.
Il se voit également attribuer un numéro d'organisateur.

C. Combien un organisateur régulier a-t-il de déclarations à effectuer chaque année?

Les centres de loisirs qui fonctionnent à l’année reçoivent un seul numéro de déclaration valable pour l’année scolaire, et leur déclaration décline des périodes de fonctionnement variées (ex ; mercredis, vacances de printemps, juillet…).
Les centres de vacances renseignent au moins une déclaration par période de vacances. Ceux qui fonctionnent tout l’été sur un même site mais avec des enfants et des équipes qui se succèdent déclarent autant de séjours qu’ils ont de changement dans l’encadrement et les inscrits. Il en va de même pour les petites vacances.

D. Guide d'utilisation pour la télé-procédure:

Une aide en ligne est accessibles sur le logiciel TAM.
La déclaration des accueils se fait par téléprocédure sur le site :

https://tam.extranet.jeunesse-sport...

Attention, la connexion à ce site nécessite que le SDJES vous ait adressé un numéro d’organisateur commençant par O44ORG.

Si ce n'est pas le cas vous devez remplir une fiche organisateur (ci-dessous).

Les tutoriels permettant d’être guidé dans la téléprocédure

Le Ministère en charge de la jeunesse a conçu  un tutoriel (format pdf - 490.8 ko - 06/02/2018)

Pour vous accompagner en images, vous trouverez un tutoriel vidéo élaboré par le SDJES de la Vendée, disponible sur le site :

https://vimeo.com/channels/1254066/...

Imprimés à télécharger:

  • imprimé "déclaration d'un accueil sans hébergement",
Télécharger imprimé annexe-IISH PDF - 0,25 Mb - 31/01/2019
  • imprimé "déclaration d'un accueil avec hébergement",
Télécharger imprimé annexe-IAH PDF - 0,26 Mb - 31/01/2019
  • imprimé "déclaration d'un accueil de scoutisme",
Télécharger imprime-annexe-IIIScoutisme PDF - 0,06 Mb - 12/07/2012
  • imprimé "déclaration d'un local hébergeant des mineurs",
Télécharger imprimé local avec hebergement PDF - 0,06 Mb - 12/07/2012
  • Formulaires de création nouvel organisateur ou de mise à jour :
Télécharger Fiche organisateur Personne morale DOCX - 0,03 Mb - 15/03/2024
Télécharger Fiche organisateur Personne physique DOCX - 0,01 Mb - 15/03/2024
Télécharger Fiche organisateur Scoutisme DOCX - 0,02 Mb - 15/03/2024
  • Contact : acm44@ac-nantes.fr